Que veut dire "subrogation" ? Qu'est-ce qu'un acte de subrogation ?
Définition
Lorsqu'un de vos salariés est en arrêt de travail pour maladie, accident du travail ou maladie professionnelle, le montant des indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS) lui sont en principe versées directement par la Caisse Primaire d'Assurance Maladie (CPAM).
Cependant, compte tenu de l'augmentation du nombre d'arrêts maladie, l’employeur peut demander à percevoir les IJSS à la place du salarié. Cela aura pour avantage de lui permettre de verser à son salarié, la totalité des indemnités qui lui sont dues en une seule fois avant d’être remboursé par la Sécurité sociale. C’est ce qu’on appelle la subrogation.
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Quelle est la différence entre le maintien de salaire et la subrogation ?
Le maintien de salaire et la subrogation sont deux approches distinctes de gestion des absences pour raisons médicales.
Tandis que le maintien de salaire protège la fixation de la rémunération des employés, la subrogation allège quant à elle, la charge administrative de l'employeur.
Autrement dit, le maintien de salaire vise donc principalement à protéger les intérêts financiers des employés, en maintenant leur rémunération pendant une absence temporaire.
La subrogation, en revanche, se concentre sur la gestion efficace des prestations d'assurance maladie et sur la réduction de la charge administrative pour l'employeur.
Le maintien de salaire est-il obligatoire ?
Un salarié en arrêt de travail bénéficie de deux indemnisations distinctes :
- les indemnités journalières de la Sécurité sociale, versées par la CPAM ;
- un complément de maintien de salaire versé par l'employeur.
Les IJSS sont plafonnées et calculées selon le salaire brut des 3 derniers mois. Pour compenser une baisse de rémunération importante, vous pouvez donc lui verser (en plus de ces IJSS souvent insuffisantes), un complément de salaire calculé selon un pourcentage prédéfini. Ce complément de salaire est versé à partir du 8ème jour d’absence.
Ainsi, la subrogation est un dispositif qui vise à simplifier le versement de ces deux indemnités au salarié. L’employeur est donc libre de la mettre en place ou non, contrairement au maintien de salaire qui est une obligation légale.
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Comment fonctionne la subrogation ?
Lorsqu'un employé est en arrêt maladie, la subrogation vous permet de gérer les réclamations d'assurance en son nom. En effet, cela implique souvent une coordination étroite avec les fournisseurs d'assurance.
Pour que la demande de subrogation puisse être acceptée, deux conditions doivent être réunies (1) :
- le contrat de travail de votre salarié ou la convention collective de laquelle il dépend, doit prévoir le versement partiel ou total de son salaire pendant la durée de l’arrêt de travail ;
- il faut que le salaire maintenu pendant l’arrêt de travail soit supérieur ou égal au montant des IJSS.
Comment demander la subrogation de salaire ?
C’est à l’employeur qu’il revient de faire la demande de subrogation. Il doit la faire au moment où il signale l’arrêt de travail, dans la déclaration sociale nominative (DSN) (2).
Par ailleurs, au moment où vous remplissez la partie "demande de subrogation en cas de maintien de salaire" vous devez également renseigner la période durant laquelle vous souhaitez recourir à la subrogation :
- la date de début correspond au début de l’arrêt de travail ;
- la date de fin correspond au terme de l’obligation de maintien de salaire.
En effet, la date de fin de la subrogation ne correspond pas nécessairement à la date de fin de l’arrêt de travail.
Exemple :
La convention collective de votre entreprise prévoit une période de subrogation de 6 mois. Le médecin a prescrit un arrêt de travail pour maladie du 10 au 17 avril 2024. Sur l’attestation de salaire, vous devez donc indiquer :
- pour la date de début de subrogation : le 10 avril 2024 ;
- pour la date de fin de subrogation : le 9 octobre 2025 (qui correspond à la durée maximale de la subrogation définie par votre convention collective, c’est-à-dire 6 mois).
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Reprise anticipée d'activité : quelles sont les conséquences sur le paiement de la subrogation perçue l'employeur ?
Il peut arriver qu'un salarié en arrêt de travail reprenne son activité avant la date de fin d'arrêt qui est prescrite (la plupart du temps suite à une amélioration rapide de son état de santé). Dans ce cas, il arrive fréquemment que la Caisse Primaire d'Assurance Maladie n'ait pas été prévenue. Les indemnités journalières de Sécurité sociale continuent alors d'être versées.
Lorsqu'il y a subrogation, cette situation peut notamment avoir pour effet, le versement indu d'indemnités journalières à l'employeur.
C'est pourquoi, l'employeur subrogé dans les droits de son salarié en arrêt de travail doit informer par tout moyen, l'organisme local d'assurance maladie assurant le service de l'indemnité journalière, de la reprise anticipée du travail par ce salarié (3).
En cas de manquement de votre part à cette obligation et si ce manquement a occasionné le versement indu d'indemnités journalières, il peut être prononcé à votre encontre une sanction financière (4).
Une procédure permettant à la CPAM de récupérer auprès de l'employeur, les indemnités journalières indûment versées, est effectivement prévue (5).
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